Dobbiamo conservare tutto? No.
Infatti, la funzione principale è la selezione, cioè una decisione da prendere, a valle di un procedimento amministrativo, rispetto a quali documenti conservare e a quali eliminare legalmente. Siamo nell’applicazione dei principi generali della legge 241/1990 riguardo all’economicità dell’azione amministrativa. Lo “scarto” si attua quando viene meno un interesse giuridico – amministrativo e non sussiste alcuna rilevanza storica.

Le amministrazioni pubbliche producono, infatti, quantità sempre maggiori di documenti. La produzione incontrollata genera, però, maggiori costi e un’inefficienza strutturale nella corretta sedimentazione degli archivi e, di conseguenza, nella efficace veicolazione delle informazioni.
Ciò influisce sull’attività di supporto ai processi decisionali, che finisce invece con il ritrovarsi ingolfata dall’ipertrofia documentaria. Un dato è dunque innegabile per quasi tutte le amministrazioni pubbliche: si produce troppa documentazione e la si conserva male.

Risulta pertanto necessario gestire gli archivi in maniera oculata, garantendo da un lato la corretta conservazione dei documenti per i quali la norma preveda espressamente la conservazione ai fini giuridico – probatori, dall’altro l’eliminazione legale (o “scarto”) dei documenti ritenuti non più utili all’ente che li ha prodotti o alla società in un processo di sedimentazione critica della memoria, anche in base alle disposizioni contenute nel Codice civile in tema di prescrizione dei diritti.

Eliminare i documenti cartacei soggetti a riproduzione digitale si può, seguendo le procedure previste dalla legge. Al contrario ci sono conseguenza penali per l’illecita eliminazione dei documenti.

Obblighi di legge per le Amministrazioni Pubbliche
Il D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, e il DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico sulla documentazione amministrativa, assieme ad altra normativa di riferimento tecnico, prevedono espressamente per gli enti pubblici la possibilità di eliminare legalmente i documenti, attraverso la procedura di scarto.

Tale procedura, che verrà illustrata tecnicamente e praticamente, si articola in fasi previste dalla normativa e dalla prassi archivistica: predisposizione dell’elenco, richiesta di autorizzazione e distruzione (termodistruzione) o cessione a terzi.

Non si tratta però di eliminazione “meccanica”, ma di esercitare un processo decisionale-valutativo posto in essere già nella fase costituiva dell’archivio (in particolare, nel corso della registrazione del protocollo informatico) e con l’ausilio l’uso di strumenti come il massimario e il prontuario di selezione.

Inoltre, in virtù della nuova normativa, sarebbe possibile l’archiviazione sostitutiva dei documenti, come previsto dal D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale. Con quali costi, con quali procedure e quali strumenti?

Gli strumenti: il massimario di selezione o piano di conservazione
Manuale di gestione e manuale di conservazione: i tempi per lo “scarto”
Lo “scarto dei documenti tradizionali e dei documenti digitali
Il procedimento di scarto: esame di un provvedimento in aula e il modello di elenco (in aula saranno fornite le istruzioni per redigere concretamente un modello)
L’autorizzazione della Soprintendenza: procedure e documenti
La consegna a una ONLUS o il verbale di distruzione

Destinatari
Il corso si rivolge ai funzionari, ai responsabili e agli operatori degli uffici protocollo e degli uffici archivio, nonché ai responsabili dei procedimenti amministrativi delle amministrazioni pubbliche.

Programma

Il corso si pone l’obiettivo di fornire le istruzioni e le linee guida per:
Organizzare e gestire i documenti fin dalla loro nascita in maniera da preparare lo “scarto”
Gestire i documenti con un unico sistema di classificazione e di archiviazione e predisposizione dei documenti per la selezione (eliminazione e conservazione)
Adeguare la propria attività d’ufficio alla normativa introdotta sugli archivi e sul protocollo informatico, in particolare:
D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale
D.Lgs 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali.
DPR 28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico sulla documentazione amministrativa
Linee Guida sul documento informatico, in sostituzione dei due DPCM 3 dicembre 2013

Verrà inoltre affrontato il tema della archiviazione digitale e dello “scarto” in ambiente digitale: problemi, prospettive e criticità.

Date, orario e sede
17 aprile 2020 – Orario: 9.00-16.00
Unione Industriali Savona – Via Gramsci n. 10 – Savona

Docente
Dott. Gianni PENZO DORIA – Esperto della materia e autore di pubblicazioni. Direttore dell’Archivio di Stato di Venezia.

Quota di partecipazione
Euro 290,00 + IVA (22%) se dovuta

La quota comprende la partecipazione al corso e il materiale didattico.

La quota è da intendersi al netto delle spese accessorie (bonifico bancario, ecc.) e dovrà essere versata entro la data di inizio del corso a Centroservizi S.r.l. (P.Iva 00861910099)

Si evidenzia che in ogni caso il rilascio dell’attestato di frequenza avverrà successivamente al pagamento della quota di adesione.

Il pagamento potrà essere effettuato a mezzo:
bonifico bancario da effettuarsi sul c/c n° 000000534680 intestato a Centroservizi S.r.l. – Savona (P.IVA. 00861910099) presso BANCA CARIGE SPA – Agenzia n. 7 Via Gramsci 62 – Savona – ABI 06175 – CAB 10607 – CIN: S – IBAN: IT97S0617510607000000534680 – BIC : CRGEITGG. Tale conto corrente deve essere inteso quale quello dedicato ai sensi dell’art.3 della L.n.136/2010

Per 3 o più partecipanti della stessa azienda viene praticato uno sconto del 10%.

Sono inoltre previste convenzioni – abbonamenti e condizioni agevolate per iscrizioni multiple. Per informazioni contattare la Segreteria.

Disdetta iscrizione
Qualora non prevenga disdetta scritta almeno 5 giorni lavorativi prima della data dell’evento, verrà fatturata l’intera quota di partecipaizone.
In ogni momento è possibile sostituire il partecipante.

Segreteria Organizzativa
Simonetta Canaparo – Francesco Gavarone – Valentina Zampaglione
Centroservizi S.r.l.(Società di servizi dell’Unione Industriali di Savona)
Tel. 019.821499 – Fax 019.821765 – e-mail: formazione@ciservi.it

Vilma Ferrari – Unione Industriali Savona – Area Economia d’Impresa
Tel. 019 85531 Fax 019 821474 e-mail:ferrari.v@uisv.it